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Allgemeines
Unter „Beglaubigung“ (mitunter auch öffentliche oder amtliche Beglaubigung genannt) versteht man entweder die Beglaubigung der Echtheit einer Unterschrift oder die Herstellung einer beglaubigten Abschrift eines Originaldokuments.
In beiden Fällen dient die Tätigkeit des Notars der Rechtssicherheit. In zahlreichen Angelegenheiten wird vom Gesetzgeber nämlich eine strenge Form verlangt, um die Echtheit der Unterschrift von Parteien oder das Vorliegen eines Originaldokuments zu bestätigen.
Eine Beglaubigung ist unbefristet gültig, sagt aber nichts über den Inhalt eines Dokumentes oder dessen Richtigkeit aus.
Öffentliche Beglaubigungen werden von Notaren oder Gerichten erstellt, wobei bei Gericht in der Regel höhere Kosten anfallen.
Für eine Unterschriftsbeglaubigung muss die Unterschrift persönlich vor dem Notar geleistet oder – wenn die Urkunde bereits unterfertigt wurde – die Echtheit der abgegebenen Unterschrift anerkannt werden.
Mitzubringen sind für eine Unterschriftsbeglaubigung zum einen das Dokument, auf welchem die Echtheit der Unterschrift bestätigt werden soll, und zum anderen ein amtlicher Lichtbildausweis. Dieser Ausweis muss Ihren Vornamen, Nachnamen, Ihr Geburtsdatum, Ihre Unterschrift und ein Foto enthalten, ebenso Ihren allfälligen akademischen Titel. Falls der Ausweis Ihren akademischen Grad nicht enthält, benötigen wir zusätzlich eine Urkunde, die diesen nachweist, zum Beispiel eine Sponsions- oder Promotionsurkunde. Am häufigsten werden Unterschriftsbeglaubigungen auf Kaufverträgen, Pfandurkunden, Vollmachten bzw. ganz allgemein auf Grundbuch- bzw. Firmenbuchurkunden benötigt. Bei der Unterschriftsbeglaubigung bestätigt der Notar auch, dass der Unterfertigende den Inhalt der Urkunde verstanden hat und dass die Unterschriftsleistung ohne Zwang erfolgt.
Für das Anfertigen einer beglaubigten Kopie ist nur das Originaldokument mitzubringen, ein persönliches Erscheinen ist hingegen nicht notwendig.
Häufig werden beglaubigte Kopien etwa von Reisepässen, Personalausweisen oder anderen öffentlichen Urkunden wie Zeugnissen oder dergleichen benötigt. Die beglaubigte Abschrift ersetzt im Rechtsverkehr (etwa bei Behörden) das Original, das man nicht aus den Händen geben möchte.
Wie lange eine Beglaubigung dauert, ist vom Einzelfall abhängig.
Wird allerdings vorher telefonisch oder online ein Termin vereinbart, können wir im Regelfall gegen Verrechnung einer Sofortzulage von EUR 50,- netto die Bearbeitung innerhalb von höchstens 3 Kanzleiarbeitsstunden (= Stunden, in denen unsere Kanzlei geöffnet ist) zusagen.
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Digitale/elektronische Beglaubigung
Aufgrund jüngster Ereignisse ist es möglich, Beglaubigungen auch im rein elektronischen Weg, das heißt ohne persönliche Anwesenheit beim Notar, durchzuführen. Das Prozedere weicht allerdings erheblich von der üblichen Vorgehensweise ab und bedarf einer gewissen Vorlaufzeit:
Der Notar erstellt einen sicheren Datenraum, in den die zu unterfertigenden und zu beglaubigenden Dokumente hochgeladen werden. Um Zugriff auf diesen Datenraum zu erhalten, müssen die Parteien auf Einladung des Notars ein Video-Identifikationsverfahren (WebID) durchlaufen. Die dafür benötigten persönlichen Daten sind dem Notar durch Ausfüllen eines Personendatenformulars zur Verfügung zu stellen.
Download Personendatenformular
.
Der großen Nachfrage geschuldet kann es beim Anbieter des WebID-Verfahrens zu Wartezeiten von bis zu 3 Tagen kommen, bis die Identifizierung positiv abgeschlossen und der Zugang zum Datenraum aktiviert ist. Nähere Informationen zum Ablauf des WebID-Verfahrens erhalten Sie gerne von uns auf Anfrage nach Einladung zum Datenraum.
Erst wenn sämtliche beteiligten Parteien Zugang zum Datenraum haben, kann die elektronische Beglaubigung im Zuge einer Videokonferenz mit dem Notar durchgeführt werden. Die Einladung zur Videokonferenz erhalten die Parteien rechtzeitig vor dem Termin vom Notar.
Die fertige Urkunde ist dann eine genuin elektronische Urkunde, es existiert kein Original in Papierform.
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Beglaubigungen für das Ausland, Überbeglaubigung
Bezüglich einer Auslandsbeglaubigung muss danach differenziert werden, ob der Staat, für den das Dokument benötigt wird, das Haager Beglaubigungsabkommen unterzeichnet hat, ob etwa ein bilaterales Abkommen mit Österreich besteht oder nicht. Wenden Sie sich diesbezüglich an uns, wir beraten Sie gerne.
Im Falle eines bilateralen Abkommens mit dem betreffenden Staat wird keine weitere Überbeglaubigung benötigt.
Wird das Dokument für einen der derzeit 108 Staaten benötigt, die das Haager Beglaubigungsabkommen unterzeichnet haben, ist eine Apostille einzuholen.
Für Unterschriftsbeglaubigungen oder beglaubigte Kopien, welche wir für Sie erstellt haben, erhält man die Apostille beim Landesgericht für Zivilrechtssachen (Jusitzpalast, Schmerlingplatz 10–11, 1010 Wien). Es handelt sich dabei um eine Überbeglaubigung von notariell beglaubigten Urkunden für den internationalen Rechtsverkehr. Die Einholung der Überbeglaubigung erledigen wir gerne als Service für Sie.
Ist weder das Haager Beglaubigungsabkommen noch ein bilaterales Abkommen anwendbar, ist der Beglaubigungsweg für das Ausland etwas komplizierter:
Für Urkunden, welche wir für Sie erstellt haben, muss zunächst vom Landesgericht für Zivilrechtssachen eine Zwischenbeglaubigung eingeholt werden. Anschließend muss das Außenministerium die Urkunde ebenfalls mit einer Zwischenbeglaubigung versehen.
Abschließend erteilt die Botschaft des Landes, in der die Urkunde verwendet werden soll, die endgültige Überbeglaubigung. Auch diese Wege können wir gerne für Sie übernehmen.
Bezüglich der Dauer dieser Beglaubigungswege gilt zu beachten, dass das Landesgericht für Zivilrechtssachen nur bis zu fünf Urkunden pro Person am selben Tag überbeglaubigt.
Für jene Fälle, wo das Haager Beglaubigungsabkommen nicht anwendbar ist und keine bilateralen Abkommen bestehen, ist die Dauer der Überbeglaubigung unterschiedlich, da die einzelnen Botschaften unterschiedliche Bearbeitungszeiten benötigen.
In jedem Fall beraten wir Sie gerne und geben Ihnen Auskunft über die Gebühren.
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Kosten
Die Kosten für Unterschriftsbeglaubigungen richten sich nach folgenden Rechtsgrundlagen:
§ 25 NTG, TP 11 GGG, § 14 TP 13 GebG.
Hier einige Beispiele zu den Gebühren*:
*Angaben in €, exklusive USt und staatlicher Gebühren;
Gemäß §14 TP 13 Gebührengesetz sind bei Unterschriftsbeglaubigungen außerdem grundsätzlich 14,30 € staatliche Gebühren (vormals Bundesstempelmarken) für jede Beglaubigungsklausel an den Staat zu entrichten.
Für eine beglaubigte Kopie werden 3,60 € plus USt. pro Seite, mindestens jedoch € 13,60 plus USt. pro Auftrag verrechnet.
Bezüglich Gebühren für Auslandsbeglaubigungen beraten wir Sie im Einzelfall gerne, da hier deutliche Unterschiede zwischen den einzelnen Staaten (Botschaften) bestehen.
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FAQ – Fragen und Antworten
Was leistet der Notar für sein Honorar?
- sorgfältige Prüfung der Identität
- Bestätigung der Echtheit der Unterschrift
- Bestätigung, dass der Inhalt der Urkunde verstanden wurde und die Unterfertigung ohne Zwang erfolgt
- Aufnahme in das Beglaubigungsregister
- untrennbare Verbindung durch Bindung der Urkunde
- Ausstellen und Archivierung eines Vermerkblatts, wodurch die Tatsache der Unterfertigung der Urkunden dokumentiert wird und unbefristet nachvollzogen werden kann.
- Entgegennahme und Verrechnung der staatlichen Gebühren mit dem Finanzamt
Was muss ich zu einer Unterschriftsbeglaubigung mitnehmen?
Mitzubringen sind bitte zum einen die Urkunde, die beglaubigt werden soll, und zum anderen ein amtlicher Lichtbildausweis. Dieser Ausweis muss Ihren Vornamen, Nachnamen, Ihr Geburtsdatum, Ihre Unterschrift, ein Foto, die ausstellende Behörde und einen allfälligen akademischen Titel enthalten. Falls Ihr Ausweis nicht den akademischen Titel enthält, benötigen wir zusätzlich eine Urkunde, die Ihren akademischen Grad nachweist.
Ist die Beglaubigung beim Notar billiger als beim Gericht?
In der Regel ja, in folgender Tabelle finden Sie Kostenbeispiele zu den Beglaubigungsgebühren* bei unterschiedlichen Bemessungsgrundlagen:
Kosten beim Notar:
Kosten bei Gericht:
*Angaben in €, exklusive USt und staatlicher Gebühren; Rechtsgrundlagen: § 25 NTG, TP 11 GGG, § 14 TP 13 GebG
Was sind staatliche Gebühren?
Gemäß §14 TP 13 Gebührengesetz sind für die Beurkundung der Echtheit von Unterschriften durch Notare, sofern die Urkunde nicht nur einer bestimmten Behörde oder einem bestimmten Gericht vorgelegt werden soll, 14,30 € Gebühren (vormals Bundesstempelmarken) für jede Beglaubigungsklausel an das Finanzamt zu entrichten.
Hinzuzuschlagen ist außerdem die gesetzliche Umsatzsteuer in der Höhe von 20%.
Wie lange dauert eine Beglaubigung? Kann ich die Urkunden gleich wieder mitnehmen?
Das hängt vom Einzelfall ab (Uhrzeit, Auslastung der Kanzlei, Anzahl der Unterschriften). Wird vorher telefonisch oder online ein Termin vereinbart, können wir im Regelfall gegen Verrechnung einer Sofortzulage von EUR 50,- netto die Bearbeitung innerhalb von höchstens 3 Kanzleiarbeitsstunden (= Stunden, in denen unsere Kanzlei geöffnet ist) zusagen.
Muss ich persönlich anwesend sein oder kann ich auch einem Angehörigen das Dokument zum Beglaubigen mitgeben?
Nachdem der Notar die Echtheit Ihrer Unterschrift beglaubigen muss, ist es erforderlich, dass Sie diese im Beisein des Notars leisten. Sie müssen daher persönlich anwesend sein.
Beim Anfertigen einer beglaubigten Kopie ist Ihre persönliche Anwesenheit hingegen nicht erforderlich (siehe unten).
Kann der Notar auch das Vertretungsrecht eines Organs einer Gesellschaft beglaubigen?
Ja, der Notar kann die Zeichnungsbefugnis des Organs einer österreichischen Gesellschaft durch Einsichtnahme in das elektronische Firmenbuch bestätigen.
Kann man auch (von einem Original) eine beglaubigte Kopie machen lassen? Was kostet das?
Der Notar kann von einem Original eine beglaubigte Kopie anfertigen und bestätigen, dass die Kopie mit dem Original übereinstimmt. Dies kann nützlich und sinnvoll sein, wenn man das Original nicht aus der Hand geben möchte. Die Kosten belaufen sich auf netto 3,60 € pro Seite, pro Auftrag jedoch mindestens € 13,60. Für eine beglaubigte Kopie müssen Sie nicht persönlich anwesend sein. Mitzunehmen ist nur die Originalurkunde.
Was ist eine Apostille?
Dabei handelt es sich um eine Überbeglaubigung von notariell beglaubigten Urkunden für das Ausland (den internationalen Rechtsverkehr). Bestätigt wird dabei durch eine Oberbehörde, dass der Notar als Urkundsperson tätig sein darf. Sie gilt innerhalb der derzeit 108 Staaten, die das Haager Beglaubigungsabkommen unterzeichnet haben. Wenn Sie also eine Urkunde im Ausland verwenden möchten, reicht für diese 108 Staaten eine Apostille, für alle anderen ist der Beglaubigungsweg etwas komplizierter (siehe unten). Wenn zwischen Staaten bilaterale Abkommen geschlossen wurden, ist in der Regel keine Überbeglaubigung notwendig.
Wo bekommt man eine Apostille?
Für Unterschriftsbeglaubigungen oder beglaubigte Kopien, welche wir für Sie erstellt haben, erhält man die Apostille beim Landesgericht für Zivilrechtssachen (Jusitzpalast, Schmerlingplatz 10–11, 1010 Wien). Bei Bedarf können wir das für Sie erledigen, beziehungsweise beraten wir Sie gerne. Bitte beachten Sie, dass dabei zusätzliche Kosten entstehen können.
Wie funktioniert eine Überbeglaubigung ohne Apostille?
Für beglaubigte Urkunden, welche wir für Sie erstellt haben, muss – soweit nicht das Haager Beglaubigungsabkommen anwendbar ist oder bilaterale Abkommen geschlossen wurden – zunächst vom Landesgericht für Zivilrechtssachen eine Zwischenbeglaubigung eingeholt werden. Anschließend muss das Außenministerium die Urkunde ebenfalls mit einer Zwischenbeglaubigung versehen. Abschließend erteilt die Botschaft des Landes, in dem die Urkunde verwendet werden soll, die endgültige Überbeglaubigung. Die Gebühren der Botschaften variieren stark und sind im Einzelfall zu erfragen.
Wie lange dauert der Beglaubigungsweg für das Ausland?
1) Die Apostille beim Landesgericht für Zivilrechtssachen kann in der Regel binnen 24 Stunden eingeholt werden.
2) Für jene Fälle, wo das Haager Beglaubigungsabkommen nicht anwendbar ist und keine bilateralen Abkommen bestehen, ist die Dauer der Überbeglaubigung unterschiedlich, da die einzelnen Botschaften unterschiedliche Bearbeitungszeiten benötigen.
Wir beraten Sie im Einzelfall gerne und geben Ihnen Auskunft über die Gebühren.
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