Digitales Notariat | nhp - Notare in Wien

Allgemeines

Gemäß § 90a NO können die Notare auch […] zu besorgende notarielle Amtshandlungen unter Nutzung einer elektronischen Kommunikationsmöglichkeit (§ 69b) vornehmen. § 69 b iVm §§ 79 Abs 9, 90a NO stellen die zentralen Normen der digitalen Amtshandlungen eines Notars dar.

Mit dem Elektronische Notariatsform-Gründungsgesetz (ENG), welches Anfang 2019 in Kraft trat, waren erstmals digitale GmbH Gründungen möglich. nhp notare nutzte die Möglichkeiten als erste Notariatskanzlei und führte die erste digitale GmbH Gründung Österreichs durch.

Zur Verhinderung der weiteren Verbreitung von COVID-19 war es notwendig, persönliche Kontakte auf das Notwendigste zu reduzieren. Dies änderte aber nichts am Bedarf an notariellen Dienstleistungen, weshalb mit dem 4. Covid-19 Gesetz, welches am 04.04.2020 kundgemacht wurde, mit § 69b iVm 90a NO die Möglichkeit digitaler Beglaubigungen und digitaler Notariatsakte vorerst bis zum 31. Dezember 2020 auf alle für die Errichtung von notariellen Urkunden erforderlichen Amtshandlungen ausgeweitet wurde. Diese Möglichkeit wurde geschaffen, soweit ein Rechtsgeschäft, eine Erklärung oder eine rechtserhebliche Tatsache zur Wirksamkeit der Form eines Notariatsaktes oder einer sonstigen öffentlichen Urkunde bedarf.

Aufgrund der andauernden Pandemie, aber auch da sich die Anwendung in der Praxis bewährt hat, wurde § 90a NO rechtzeitig vor Jahresende (am 23.12.2020) vom Gesetzgeber ins Dauerrecht überführt.

Möglich sind demnach (gem § 69 b iVm §§79 Abs 9, 90a NO):

digitale Beglaubigungen
digitale Notariatsakte
digitale Generalversammlungen

Nicht möglich ist die Herstellung einer beglaubigten Kopie (Vidimierung) auf digitalem Weg, da dem Notar zur Vornahme einer solchen Amtshandlung immer das Original vorliegen muss. Auch die Errichtung elektronischer letztwilliger Anordnungen ist von der Notariatsordnung nicht gedeckt (vgl. § 70 NO).

Grundsätzlich setzt die Errichtung einer öffentlichen Urkunde das persönliche Erscheinen der Partei vor der öffentlichen Urkundsperson (Notar, uU Gericht) voraus. Dies ist dadurch begründet, dass der Notar sich bei seinen Amtshandlungen von der Identität einer Partei überzeugen muss (vgl § 55 Abs 1 Z 1 NO).
Die verlässliche Identifikation der Parteien durch den Notar und die von diesem einzuhaltenden Prüf- und Sorgfaltspflichten sind laut den erläuternden Bemerkungen zum ENG nicht nur ein wesentlicher Punkt für die Gewährleistung der Rechtssicherheit, sondern stellen auch einen ganz wesentlichen Aspekt der Verhinderung der missbräuchlichen Inanspruchnahme der Leistungen des Notars zu Zwecken der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung dar.

Um dieser Anforderung gerecht zu werden, müssen alle Personen, die ein Dokument digital unterfertigen, ein Video-Identifikationsverfahren (Videoidentverfahren) durchlaufen, welches den Anforderungen gemäß § 69b Abs 2 NO sowie der Notar-E-Identifikations-Verordnung (NEIV) zu entsprechen hat.

Aufgrund der rechtlichen Vorgaben und der technischen Sicherheitsanforderungen ist somit gewährleistet, dass sowohl die Einhaltung der den Notar treffenden Identifizierungspflichten als auch der ihn gegenüber allen Parteien treffenden Belehrungs- und Beistandspflichten verlässlich ermöglicht und sichergestellt werden.

Videoidentverfahren

Sowohl bei einer Beglaubigung der Unterschrift als auch bei der Errichtung eines Notariatsaktes ist die Feststellung der Identität einer Partei vonnöten. Der Notar hat gemäß § 69b Abs 2 NO bei einer nicht physisch anwesenden Partei durch Sicherungsmaßnahmen dafür zu sorgen, dass die Prüfung der Identität auf sichere und zweifelsfreie Weise erfolgt.

Diese Maßnahme besteht im Wesentlichen darin, dass die Partei ein Videoidentverfahren durchläuft. Der Notar führt dieses Verfahren jedoch (typischerweise) nicht selbst durch, sondern greift dafür auf einen externen Anbieter zurück, der alle Sicherheitsvorkehrungen erfüllt. („Web-ID“). Am Ende des Verfahrens, das mit einem gewöhnlichen Internetbrowser vorgenommen wird, erhält der Notar ein Identifikationspaket mit den Daten und Screenshots der jeweiligen Partei.

Das Videoidentverfahren muss von der jeweiligen Person selbst durchlaufen werden. Es dauert im Regelfall circa 10–15 Minuten. Im Rahmen des Vorgangs wird die zu identifizierende Person mit einem geschulten Mitarbeiter von Web-ID über ein Live-Video verbunden, welcher die Person dann beispielsweise auffordert, ihren Ausweis in die Computerkamera zu halten oder ihr Geburtsdatum zu nennen.

Sofern die Partei noch über keine qualifizierte elektronische Signatur (z.B.: Handysignatur von A‑Trust) verfügt, wird im Rahmen des Videoidentverfahrens außerdem eine qualifizierte elektronische Signatur vergeben, mittels welcher dann die Dokumente in einem Datenraum „digital unterfertigt“ werden.

Die Partei erhält einen Zugangslink für das Videoidentverfahren erst dann, wenn der Notar sie in einem Datenraum anlegt. In diesem Datenraum, welcher mit einer sicheren Cloud-Applikation vergleichbar ist, werden dann auch anschließend die zu unterfertigenden Dokumente hochgeladen. Die Partei erhält den Zugriff auf den Datenraum nach erfolgter Identifikation mittels Videoidentverfahrens.

Erst wenn sämtliche beteiligten Parteien Zugang zum Datenraum haben, kann die elektronische Beurkundung im Zuge einer Videokonferenz mit dem Notar durchgeführt werden. Die Einladung zur Videokonferenz erhalten die Parteien rechtzeitig vor dem Termin vom Notar.

Die fertige Urkunde ist dann eine genuin elektronische Urkunde, es existiert kein Original in Papierform. Es kann jedoch, auf Wunsch der Parteien, eine beglaubigte Kopie des elektronischen Originals auf Papier angefertigt werden.

Allgemeines | Videoidentverfahren | elektronische Signatur |digitale Beglaubigung | digitaler Notariatsakt | digitale GmbH-Gründung | digitale Generalversammlung | Meilensteine | FAQ
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Digitale Beglaubigung

Der Ablauf einer digitalen Beglaubigung ist im Wesentlichen folgender:

Die Parteien übermitteln dem Notar die zu beglaubigenden Dokumente, entweder im .pdf oder .docx Format. Gleichzeit kann bereits das komplett ausgefüllte Persondendatenformular und eine Kopie des Reisepasses mitgeschickt werden, alternativ erfolgt die Anmeldung/Registrierung über unsere Homepage.
Der Notar legt einen Datenraum an und lädt die Dokumente in den Datenraum hoch. Um Zugriff auf diesen Datenraum zu erhalten, müssen die Parteien auf Einladung des Notars ein Video-Identifikationsverfahren (Web-ID) durchlaufen. Nach Einladung des Notars wird an die Parteien ein automatischer Link versandt, mit welchem die Parteien auf die Website von Web-ID weitergeleitet werden.
Nach der erfolgten Identifikation mittels Web-ID erhält der Notar eine Benachrichtigung und es kann ein Termin für eine Videokonferenz vereinbart werden. Die Videokonferenz wird üblicherweise von dem Notar via webex angesetzt, aber auch andere Videokonferenzplattformen sind möglich (beispielsweise Microsoft Teams oder Zoom)
Die digitale Unterfertigung mittels elektronischer Signatur erfolgt in einer vom Notar angesetzten Videokonferenz. Hier überprüft der Notar die Identität der Unterzeichnenden, beantwortet allfällige Fragen und stellt sicher, dass die Parteien den Inhalt der Urkunde kennen und deren Signierung ohne Zwang erfolgt.
Die beglaubigte Urkunde ist dann eine genuin elektronische Urkunde, es existiert kein Original in Papierform. Die fertige Urkunde wird den Parteien üblicherweise per Email übermittelt.

Digitaler Notariatsakt

Auch Notariatsakte können im Zuge einer Videokonferenz digital errichtet werden. Der Ablauf unterscheidet sich nur geringfügig von einer digitalen Beglaubigung. Auch hier muss die Partei ein Videoidentverfahren durchlaufen. Die zu unterfertigenden Urkunden werden ebenfalls in einen Datenraum gestellt, auf welchen die Partei erst nach erfolgter Identifikation Zugriff erhält.

Die Errichtung von digitalen Notariatsakten findet nicht nur bei Gründung von Kapitalgesellschaften Anwendung, sondern auch beispielsweise bei Kauf- und Abtretungsverträge über GmbH-Geschäftsanteile.

Es ist gleichfalls möglich Privaturkunden digital zu solennisieren oder auch Notariatsakte in englischer Sprache zu errichten. Die dabei allenfalls notwendigen Zeugen müssen ebenso digital unterfertigen.

Digitale GmbH-Gründung

Mit dem Elektronische Notariatsform-Gründungsgesetz (ENG) wurde 2019 in Österreich erstmals die Möglichkeit geschaffen, einen Notariatsakt zu errichten, bei dem nicht alle beteiligten Personen tatsächlich beim Notar physisch anwesend sind. Den Gründern einer GmbH ist es ab dem Inkrafttreten des ENG möglich, ihre Gesellschaft zu gründen, indem sie mit dem Notar über eine sichere Videoverbindung verbunden sind und der Notariatsakt elektronisch bzw digital errichtet wird.

Voraussetzung für die Eintragung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung in das Firmenbuch ist der Abschluss eines schriftlichen Gesellschaftsvertrages/Errichtungserklärung. Dieses Gründungsdokument der GmbH bedarf nach § 4 Abs 3 GmbH-Gesetz der Form des Notariatsaktes. Sinn und Zweck der Pflicht zur Notariatsaktsform ist der Schutz der Gesellschafter durch die Beratungs- und Belehrungspflicht des Notars. Durch die Form der öffentlichen Urkunde wird aber auch die Allgemeinheit an sich geschützt, da so Rechtssicherheit und Zuverlässigkeit des Geschäftsverkehrs gesichert werden.

Die verlässliche Identifikation der Parteien durch den Notar und die von diesem einzuhaltenden Prüf- und Sorgfaltspflichten sind laut den erläuternden Bemerkungen zum ENG nicht nur ein wesentlicher Punkt für die Gewährleistung der Rechtssicherheit, sondern stellen auch einen ganz wesentlichen Aspekt der Verhinderung der missbräuchlichen Inanspruchnahme der Leistungen des Notars zu Zwecken der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung dar.

Die Notariatsaktspflicht gilt auch für Änderungen des Gesellschaftsvertrages vor Eintragung der Gesellschaft ins Firmenbuch (Nachtrag zum Gesellschaftsvertrag). Auch hier wird wohl das ENG Anwendung finden.

Nach herrschender Ansicht wird die erforderliche Form nur durch die Errichtung durch einen österreichischen Notar erfüllt. Durch die nunmehr digitale Errichtung ist dies flexibler möglich und die Form des Notariatsaktes für die Gründer einer GmbH leichter zugänglich.

Häufig kommen bei der Gründung von Gesellschaften mit beschränkter Haftung Vollmachten zum Einsatz. Diese sind grundsätzlich mit der Schwierigkeit behaftet, dass auch hier eine entsprechende Form eingehalten werden muss (Beglaubigung, eventuell mit Apostille) und außerdem der Vollmachtgeber nicht persönlich die Beratung durch den Notar in Anspruch nehmen kann.

Vollmachten für die Gründung von GmbHs bedürfen gemäß § 4 Abs 3 GmbHG einer besonderen, auf dieses einzelne Geschäft ausgestellten beglaubigten Vollmacht, die dem Vertrag anzuschließen ist. In der Praxis gibt es hier immer wieder Herausforderungen für die Gründungsgesellschafter, die Vollmacht im Ausland beglaubigt unterfertigen zu lassen und rechtzeitig an den beurkundenden Notar zu übermitteln.

Das Elektronische Notariatsform-Gründungsgesetz sieht daher vor, dass der Gesellschaftsvertrag einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung nach Maßgabe der technischen Voraussetzungen auch in Form eines elektronischen Notariatsakts unter Nutzung einer elektronischen Kommunikationsmöglichkeit (Audio und Video) errichtet werden kann.

Gleichzeitig wird ein strenger Maßstab an den Notar betreffend die Erfüllung der ihn treffenden Identifizierungs- und sonstigen Sorgfaltspflichten gelegt. Ist die Erfüllung dieser Pflichten nicht möglich hat die Aufnahme des Notariatsakts unter Nutzung einer elektronischen Kommunikationsmöglichkeit zu unterbleiben.

Auch an die Unterschriftsbeglaubigugnen, die in Zusammenhang mit der Gründung einer GmbH zu leisten sind (Musterfirmazeichung(en), Beschlüsse der Gesellschafter, Anmeldung zum Firmenbuch, Vollmachten etc.) ist gedacht: Auch diese können digital via sicherer Videoverbindung geleistet werden. Im ENG wird daher für solche (Sonder-)Fälle einer erforderlichen Beglaubigung einer händischen Unterschrift (oder einer elektronischen Signatur) gleichfalls die Möglichkeit vorgesehen, dass die Beurkundung der Echtheit der Unterschrift (oder der elektronischen Signatur) durch den Notar ausnahmsweise auch im Fall einer nicht anwesenden Partei erfolgen kann.

Bei einer digitalen GmbH Gründung sind im Wesentlichen dieselben Schritte, wie bei einer digitalen Beglaubigung vonnöten.
Im Vorfeld werden von dem Notar die benötigten Unterlagen erstellt, nämlich ein Gesellschaftsvertrag, ein Beschluss zur Bestellung des Geschäftsführers, eine Musterfirmazeichnungen und die Firmenbucheingabe.

Parallel dazu kann bereits das Videoidentverfahren von den Gründern durchlaufen werden. Sobald die Parteien Zugriff zum Datenraum haben und die benötigten Unterlagen bereit stehen, kann im Rahmen einer vom Notar angesetzten Videokonferenz die GmbH errichtet werden.

Bei der Musterfirmazeichnung besteht insofern eine Besonderheit, als diese im Zuge der Videokonferenz zwei Mal unterzeichnet werden muss. Einmal wird die ausgedruckte Papierurkunde unterschrieben. Diese wird dann eingescannt und während des Termins an den Notar übermittelt. Der Notar stellt die Musterfirmazeichnung in den Datenraum, worauf sie von derselben Person ein zweites Mal elektronisch unterfertigt wird.

Der Gesellschaftsvertrag und die Nebenurkunden bestehen in einem solchen Fall nur digital, es gibt keine Papierurkunde. Auf Wunsch kann jedoch eine beglaubigte Kopie des elektronischen Originals auf Papier angefertigt werden.

Elektronische Signatur

Eine Signatur dient dazu, ein Dokument dem Unterzeichner zuzuordnen. Rechtsgrundlage ist die eIDAS-VO der Europäischen Union. Zur Ergänzung der VO wurde in Österreich das Signatur- und Vertrauensdienstegesetz erlassen. Zu diesem Gesetz besteht auch eine Durchführungsverordnung, die insbesondere die Anforderungen an die Zertifikatserstellung und die entsprechenden Datenbanken genauer regelt.

Die Definition der Verordnung lautet: ‚„Elektronische Signatur“ sind Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet.‘
Es handelt sich also zunächst grundlegend um eine Art Zusatz zu einem elektronischen (zumeist PDF-)Dokument.

Elektronische Signaturen dienen unter rechtlichen Aspekten betrachtet vorrangig drei Aufgaben:

Authentizität
Zunächst soll mit einer Signatur vor allem sichergestellt werden, dass der Inhalt des signierten Dokuments von der signierenden Person stammt. Demnach kann insbesondere überprüft werden, ob die Erklärung gefälscht ist.

Integrität
Darüber hinaus kann sichergestellt werden, dass ein elektronisches Dokument nach der Signatur (etwa während der Übertragung über das Internet ) nicht verändert oder kompromittiert wurde.

Identität
Signaturen sollen die signierende Person darüber hinaus identifizierbar machen. Hierzu muss bei der Erstellung eines Zertifikats die Identität einer Person mit geeigneten Mitteln festgestellt werden.

Unterschieden werden: (einfache) elektronische Signaturen und qualifizierte elektronische Signaturen. Qualifizierte elektronische Signaturen sind nur solche, die durch qualifizierte elektronische Signaturerstellungseinheiten erstellt werden und auf einem qualifizierten Zertifikat beruhen.

Grundsätzlich ist nur die qualifizierte elektronische Signatur der händischen Unterschrift (iSv Schriftform gem § 886 ABGB) gleichgestellt. Dokumente mit einfacher elektronischer Signatur müssen aber als Beweismittel zugelassen werden („Nichtdiskriminierung“).

Digitale Generalversammlung

Die Möglichkeit General- bzw. Hauptversammlungen digital zu beurkunden ergibt sich für den Notar aus § 90a NO. Diesfalls muss nur der Vorsitzende der Generalversammlung das Videoidentverfahren durchlaufen, für die Identifikation der übrigen Teilnehmer ist es ausreichend, wenn diese dem Vorsitzenden persönlich bekannt sind.

Von der Möglichkeit des Notars, digitale Beurkunden durchzuführen ist die Frage streng zu trennen, ob laut Gesellschaftsvertrag oder Gesetz eine virtuelle Generalversammlung durchgeführt werden darf. In diesem Zusammenhang ist das gesellschaftsrechtliche Covid-19-Gesetz von Relevanz. Dieses sieht unter Umständen sogar ein Recht des Einberufenden auf eine virtuelle Generalversammlung vor.

Meilensteine

Mit dem Elektronische Notariatsform-Gründungsgesetz (ENG) wurde in Österreich erstmals die Möglichkeit geschaffen, einen Notariatsakt zu errichten, bei dem nicht alle beteiligten Personen tatsächlich beim Notar physisch anwesend sind. Den Gründern einer GmbH war es ab dem Inkrafttreten des ENG am 1.1.2019 möglich, ihre Gesellschaft zu gründen, indem sie mit dem Notar über eine sichere Videoverbindung verbunden sind und der Notariatsakt elektronisch bzw digital errichtet wird.

nhp notare war die erste Notariatskanzlei in Österreich, die im Oktober 2019 eine digitale GmbH gegründet hat und konnte auf diesem neuen Feld der elektronischen Notariatsdienstleistungen bereits umfangreiche Erfahrungen sammeln. Seit Inkrafttreten des 4. COVID-19-Gesetzes und der damit im Zusammenhang stehenden Verordnungen haben nhp notare bereits eine Kapitalerhöhung einer GmbH begleitet, im Zuge deren Generalversammlung und Übernahmserklärung in Form eines digitalen Notariatsaktes errichtet wurden sowie ein neuer Geschäftsführer (digital) bestellt wurde.

Auch die erste vollkommen digital Immobilientransaktion wurde von nhp notare im Mai 2020 erfolgreich begleitet. Dabei wurden sämtliche Transaktionsschritte, bis hin zur Besicherung im Grundbuch, elektronisch gesetzt. nhp notare hat dabei den Datenraum zur Verfügung gestellt sowie die digitalen Signaturen vergeben.

Auch im Bereich des Gesellschaftsrechtes wurde digitales Neuland beschritten: So wurde mit Hilfe von nhp notare die vermutlich erste virtuelle Hauptversammlung einer österreichischen Aktiengesellschaft zur Beschlussfassung über eine grenzüberschreitende Verschmelzung von Österreich nach Deutschland abgehalten.

Die digitale Beurkundungstätigkeit von nhp notare führte im November 2020 auch zur ersten Eintragung basierend auf einer digitalen österreichischen Urkunde in Deutschland (am Amtsgericht Charlottenburg).

Wie schon unter Allgemeines angeführt, besteht mit Inkrafttreten des 4. COVID-19-Gesetzes nunmehr die Möglichkeit, einen Großteil der notariellen Beurkundungsvorgänge digital abzuwickeln. Damit wurde eine Alternative zum Modell der analogen Beurkundung geschaffen, welches vorsieht, dass Parteien zur Durchführung einer Unterschriftsbeglaubigung oder zur Errichtung eines Notariatsaktes persönlich vor dem Notar erscheinen müssen.

Am 21.10.2022 haben wir einen nächsten Meilenstein erreicht: Zum ersten Mal haben wir auf eine digitale Urkunde, welche in weiterer Folge eine hybride Urkunde geworden ist, eine Zwischenbeglaubigung von der Beglaubigungsstelle im Justizpalast sowie eine Beglaubigung des Außenamtes erhalten. Somit ist der nächste Schritt hinsichtlich der digitalen Beurkundungstätigkeit gemacht.

FAQ

Wie ist der Ablauf einer digitalen Beglaubigung?
1. Sie übermitteln uns vorab das vollständig ausgefüllte Personendatenformular für jede Person, die etwas unterschreiben soll, sowie sämtliche Dokumente.
2. Der Notar legt einen gesicherten elektronischen Datenraum (e‑tresor) an und erfasst die Parteien für dessen Nutzung.
3. Um sich elektronisch auszuweisen und in Folge den Datenraum nutzen zu können, muss jede Partei innerhalb von 10 Tagen ein gesetzmäßig vorgeschriebenes Videoidentverfahren (WebID) durchlaufen.
4. Wurde das WebID-Verfahren erfolgreich durchgeführt, erfolgt die Unterfertigung der Dokumente im Rahmen einer vom Notar angesetzten Videokonferenz.

Ich habe keine Handysignatur. Ist das ein Problem?
Dies stellt kein Problem darf. Im Rahmen des Videoidentverfahrens, das alle Parteien durchlaufen müssen, wird für solche Fälle eine qualifizierte elektronische Signatur vergeben.

Was kostet eine digitale Beglaubigung?
Zusätzlich zum Honorar gemäß NTG wird bei elektronischen Beurkundungen der Mehraufwand sowie die Gebühr für den gesicherten Datenraum verrechnet. Weiters fallen für das WebID-Verfahren pro Person Auslagen von EUR 20,- an.

Wie bekomme ich dann die beglaubigte Urkunde?
Nach Unterzeichnung durch alle Parteien nimmt der Notar ebenfalls auf elektronischem Weg die Beglaubigung der Unterschriften vor und folgt die Dokumente an die Parteien bzw deren rechtliche Vertreter aus (via E‑Mail). Es werden dabei KEINE Papierurkunden erstellt, die Originale existieren ausschließlich in elektronischer Form.

Kann auf einer Urkunde eine Person digital unterfertigen, die andere Person ihre Unterschrift (physisch) beim Notar leisten?
Ein „Mix“ verschiedener Unterzeichnungsformen (digital und analog) ist grundsätzlich nicht vorgesehen, da das Original ausschließlich in elektronischer Form existiert und daher auch nur elektronisch unterfertig werden kann.

Kann auch eine Musterfirmazeichnung digital beglaubigt werden?
Ja, auch das ist möglich. In diesem Fall muss die leere Musterfirmazeichnung vom Mandanten ausgedruckt zum Termin bereitgehalten werden. Im Zuge der Videokonferenz wird die Musterfirmazeichnung händisch unterschrieben. Anschließend wird die unterschriebene Musterfirmazeichnung von dem Mandanten eingescannt und per Mail an den Notar übermittelt. Dieser stellt das Dokument anschließend in den Datenraum, woraufhin es noch einmal elektronisch unterschrieben und anschließend digital beglaubigt wird.

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